Politique de confidentialité

FiscoSocial Togo traite des données personnelles conformément à la Loi n°2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel, sous le contrôle de l'Instance de Protection des Données à Caractère Personnel (IPDCP).

1. Données collectées

- Données de compte : adresse email, mot de passe (stocké de façon chiffrée, jamais en clair).
- Données d'entreprise (facultatives, pour l'en-tête des documents générés) : nom, adresse, RCCM, NIF, n° employeur CNSS, téléphone, logo.
- Contenu des échanges avec l'assistant IA.
- Historique de vos paiements d'abonnement (date, offre, montant, référence de la transaction chez le prestataire de paiement, PayGate ou FedaPay), pour vos reçus.
- Essai gratuit : l'offre choisie (Essentiel ou Entreprise), la date de démarrage de l'essai et le nombre de questions posées à l'assistant pendant l'essai, afin d'appliquer les limites de l'offre.
- Journal de sécurité : date et nature des actions importantes sur votre compte (inscription, activation d'abonnement, gestion de l'équipe, suppression du compte, interventions de l'administrateur), ainsi que l'adresse IP utilisée lors de l'inscription. Il sert à prévenir les fraudes et à résoudre les litiges.
- Données de paiement : traitées directement par le prestataire de paiement (PayGate pour T-Money et Flooz, FedaPay selon les moyens proposés). Pour un paiement par PayGate, votre numéro de téléphone est transmis à PayGate afin de déclencher la demande de paiement sur votre téléphone ; nous n'en conservons qu'une version masquée et le réseau choisi. FiscoSocial Togo ne collecte ni ne stocke aucun numéro de carte bancaire, code secret ou identifiant Mobile Money.
- Vérification anti-robot : lors de la connexion et de l'inscription, un contrôle automatique fourni par Cloudflare (Turnstile) analyse des informations techniques de votre navigateur et votre adresse IP, dans le seul but de distinguer une personne d'un robot. Il n'utilise pas de cookie publicitaire.

Outils générés sur votre appareil. Le bulletin de paie, les factures et devis, et les documents RH (contrats, attestations, lettres) sont calculés et générés dans votre navigateur. Les montants, noms de salariés et de clients que vous y saisissez ne sont ni envoyés à nos serveurs, ni conservés : seules les informations de votre profil entreprise (en-tête) sont lues depuis votre compte. Les fichiers Excel et Word sont créés localement et enregistrés sur votre appareil. De même, la situation fiscale que vous cochez dans le calendrier (TVA, salariés, impôt sur les sociétés, patente) est mémorisée uniquement sur votre appareil et n'est pas transmise à nos serveurs.

Exception : dossiers soumis pour validation (offre Entreprise). Lorsqu'un membre d'une équipe Entreprise clique sur « Soumettre pour validation » depuis le bulletin de paie ou la facture, ou envoie un dossier (document, pièce jointe, demande de congé ou de dépense), ce contenu — y compris les montants et le salaire éventuels — est enregistré sur nos serveurs pour que le titulaire de l'abonnement puisse l'examiner. Seuls ce titulaire et le membre qui l'a soumis peuvent le consulter ; les pièces jointes sont conservées dans un espace de stockage privé, accessible uniquement par des liens temporaires. Cet envoi n'a lieu qu'à l'initiative de l'utilisateur, après confirmation.

Ordres de dépense. Les ordres de dépense sont enregistrés sur nos serveurs, car ils doivent être validés par le chef d'entreprise : numéro, date, bénéficiaire et éventuelle pièce d'identité, nature et montant de la dépense, compte d'imputation, référence du justificatif, nom du demandeur, décision (« BON POUR ACCORD » ou rejet, avec son motif) et observations. Seuls le titulaire de l'abonnement et la personne qui a saisi l'ordre peuvent les consulter.

Gestion RH (offre Entreprise) : fiches du personnel, congés et absences. Cet outil vous permet de tenir, pour vos propres salariés, des fiches (identité, coordonnées, poste, contrat, rémunération, historique des changements, documents comme le contrat ou la pièce d'identité) ainsi que le suivi des congés et des absences : congé annuel, maternité, paternité, congé exceptionnel, arrêt maladie et autres absences. Ces informations concernent vos salariés et peuvent être sensibles. Elles sont enregistrées uniquement sur votre appareil, chiffrées avec un mot de passe que vous choisissez. Elles ne sont jamais envoyées à nos serveurs : nous n'y avons pas accès et ne pouvons pas les lire, les récupérer ni les restaurer. Nous ne conservons ni ce mot de passe ni aucune copie de ces données. Vous pouvez en faire une sauvegarde dans un fichier chiffré, que vous conservez vous-même. Pour que les bulletins du mois soient générés depuis les fiches, les calculs se font dans votre navigateur. L'import et l'export du personnel au format Excel se font également dans votre navigateur : le fichier n'est jamais envoyé à nos serveurs. Attention : un fichier Excel exporté n'est pas chiffré ; conservez-le en lieu sûr et supprimez-le après usage.

Votre responsabilité d'employeur. Pour les données de vos salariés, c'est vous qui décidez de leur usage : vous en êtes le responsable du traitement au sens de la Loi n°2019-014, et FiscoSocial Togo vous fournit uniquement l'outil. Il vous appartient notamment d'informer vos salariés des données conservées à leur sujet, de ne recueillir que ce qui est utile (par exemple, d'indiquer un motif médical n'est pas nécessaire pour enregistrer un arrêt maladie), de limiter l'accès à l'appareil et au mot de passe, et d'accomplir les formalités éventuellement requises auprès de l'IPDCP.

Statistiques d'utilisation du service (comptes connectés). Pour savoir quels outils sont utiles et les améliorer, nous enregistrons, pour un compte connecté, le nom de l'outil ouvert (par exemple assistant, bulletin de paie, factures, calendrier), la date et le nombre d'ouvertures du jour. Nous n'enregistrons jamais le contenu de ce que vous saisissez : aucun montant, aucun nom de salarié ni de client, aucun texte. L'espace d'administration n'est pas comptabilisé.

Mesure d'audience de la page d'accueil. Nous comptons le nombre de visites de la page d'accueil et le nombre de visiteurs par jour : deux compteurs par jour, rien d'autre. Aucune adresse IP et aucun identifiant personnel ne sont enregistrés, et aucun cookie de suivi n'est utilisé : ces compteurs ne permettent de reconnaître personne. Pour ne pas compter plusieurs fois la même personne, votre navigateur mémorise localement, sur votre appareil, la date de votre dernière visite ; cette information n'est pas envoyée à nos serveurs. Les robots et outils automatiques ne sont pas comptés.

Avis, idées et signalements. Si vous nous écrivez depuis la page « Avis », nous conservons le type de message (avis, idée ou problème), la note éventuelle, votre message, et, si vous les renseignez, votre nom, votre entreprise ou fonction et votre adresse email. Si vous êtes connecté, le message est rattaché à votre compte, ce qui nous permet de limiter les envois abusifs. Aucune adresse IP n'est enregistrée à cette occasion. Chaque message est examiné par notre équipe avant toute publication. Seuls les avis peuvent être publiés, et uniquement avec votre accord explicite (case à cocher), sous le nom que vous avez indiqué, éventuellement accompagnés d'une réponse de notre équipe. Les idées et signalements de problème ne sont jamais publiés. Votre adresse email n'est jamais affichée : elle sert uniquement à vous répondre.

2. Finalités du traitement

Ces données sont utilisées pour : fournir l'accès au service et à ses fonctionnalités, personnaliser les documents générés, gérer l'abonnement et la facturation, gérer l'essai gratuit et ses limites, assurer le support client, mesurer la fréquentation du site et l'utilisation des outils afin d'améliorer la qualité du service, et recueillir, examiner, publier (avec votre accord) et traiter vos avis, idées et signalements. Les données de la gestion RH (fiches, congés, absences) ne sont utilisées pour aucune de ces finalités : elles ne nous parviennent pas et servent uniquement à vous fournir l'outil sur votre appareil.

3. Destinataires et transferts internationaux

Certaines données sont traitées par des prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service, situés pour la plupart hors du Togo :

- Supabase Inc. (hébergement de la base de données, de l'authentification et des pièces jointes des dossiers ; y sont aussi enregistrés les compteurs de visites, les statistiques d'utilisation et les avis)
- Anthropic (traitement des messages envoyés à l'assistant IA, afin de générer une réponse)
- Vercel Inc. (hébergement du site). Comme tout hébergeur, Vercel peut traiter techniquement l'adresse IP des visiteurs pour assurer la diffusion et la sécurité du site ; FiscoSocial Togo ne s'en sert pas pour la mesure d'audience.
- PayGate et FedaPay (traitement des paiements d'abonnement, selon le moyen de paiement choisi)
- Cloudflare Inc. (vérification anti-robot lors de la connexion et de l'inscription)

Conformément à la réglementation togolaise, ces transferts de données hors du territoire national peuvent être soumis à une déclaration ou une autorisation préalable auprès de l'IPDCP. FiscoSocial Togo s'engage à effectuer les démarches requises auprès de cette instance.

4. Durée de conservation

Les données de compte sont conservées pendant toute la durée de vie du compte, puis supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable après sa clôture, sauf obligation légale de conservation plus longue (notamment en matière fiscale ou comptable). L'historique des paiements et le journal de sécurité sont conservés après la suppression d'un compte, pour répondre aux obligations comptables et permettre le traitement d'éventuels litiges. Les ordres de dépense sont conservés tant que le compte du titulaire existe, afin de garder la trace des autorisations de dépense.

Les statistiques d'utilisation rattachées à un compte sont supprimées au plus tard après 12 mois, et avec le compte s'il est supprimé. Les compteurs de visites de la page d'accueil ne contiennent aucune donnée personnelle et sont conservés sans limite de durée. Les avis, idées et signalements sont conservés jusqu'à leur suppression par notre équipe ou à votre demande ; si vous supprimez votre compte, vos messages restent mais ne sont plus rattachés à votre compte, et vous pouvez en demander la suppression.

Les données de la gestion RH restent sur votre appareil jusqu'à ce que vous les supprimiez vous-même (fiche par fiche, ou en effaçant le coffre depuis l'onglet « Sauvegarde »). Nous ne pouvons pas les effacer à votre place, puisque nous n'y avons pas accès. Les fichiers de sauvegarde que vous avez téléchargés restent chez vous : pensez à les détruire si vous n'en avez plus besoin.

5. Sécurité

L'accès aux données est protégé par mot de passe et chiffrement en transit (HTTPS). La connexion et l'inscription sont protégées par une vérification anti-robot. Chaque compte n'a accès qu'à ses propres données (mécanisme de sécurité au niveau des lignes de la base de données). Les messages d'avis, les compteurs de visites et les statistiques ne sont lisibles que par l'administrateur du service, ou, pour les avis, après publication par celui-ci. Le coffre de la gestion RH est chiffré sur votre appareil (chiffrement AES-256, clé dérivée de votre mot de passe) et se verrouille après dix minutes d'inactivité. Sa protection dépend de votre mot de passe et de la sécurité de votre appareil : ne le partagez pas et verrouillez votre session en vous absentant.

6. Vos droits

Conformément à la Loi n°2019-014, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'opposition et de suppression de vos données personnelles. Vous pouvez exercer ces droits en contactant globaldjeribusiness@gmail.com, ou en modifiant directement certaines informations depuis votre compte. Vous pouvez notamment demander à tout moment le retrait d'un avis publié ou la suppression d'un message envoyé depuis la page « Avis ». Vos salariés, pour les données que vous tenez à leur sujet, exercent leurs droits d'accès, de rectification et de suppression auprès de vous, leur employeur. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'IPDCP (ipdcp.tg).

7. Cookies et stockage sur votre appareil

Le site utilise uniquement les cookies techniques nécessaires au maintien de votre session de connexion. Aucun cookie publicitaire ou de suivi tiers n'est utilisé. Un cookie technique supplémentaire peut être déposé sur l'appareil de l'administrateur du site, uniquement pour que ses propres visites ne soient pas comptées dans les statistiques.

Le site mémorise aussi, localement sur votre appareil (stockage du navigateur), des préférences qui ne sont pas transmises à nos serveurs : la date de votre dernière visite à la page d'accueil (pour ne pas la compter plusieurs fois), la situation fiscale cochée dans le calendrier, et le fait que vous avez fermé l'invitation à installer l'application. Les abonnés Entreprise qui utilisent la gestion RH disposent en plus d'un espace chiffré dans le stockage du navigateur, qui contient leurs fiches, congés, absences et documents (voir la section 1). Si vous installez FiscoSocial Togo sur l'écran d'accueil de votre téléphone, seuls des fichiers publics du site (icônes, fichiers techniques) sont gardés en mémoire : aucune donnée personnelle, aucun document ni bulletin n'est conservé hors connexion. Vous pouvez effacer ces informations à tout moment depuis les réglages de votre navigateur.

8. Modification de cette politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter l'évolution du service ou de la réglementation applicable. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.